Матриця Ейзенхауера – це корисна програма для керівників та тайм-менеджерів. Докладніше читайте у статті.

Якщо ви керівник, менеджер або навіть простий працівник, вам може знадобитися матриця Ейзенхауера. Це спеціальна таблиця, яка допомагає правильно розпланувати свій день. Докладніше читайте нижче.

Матриця часу, планування справ та розстановка пріоритетів Ейзенхауера за критеріями, елементами: визначення з Вікіпедії, суть, вправа, інструменти

Матриця часу, планування справ та розстановка пріоритетів Ейзенхауера- Таблиця, яка допомагає витратити час з користю. Адже іноді час йде просто в нікуди, і його не вистачає на нагальні справи. Така матриця працює за критеріями, елементами, які є важливими чи не дуже. Це допомагає людині розподілити свої справи правильно, щоб усе встигнути. Визначення такої матриці у Вікіпедії немає, але є пояснення, що таке управління часом:

Матриця часу, планування справ та розстановка пріоритетів Ейзенхауера

Суть інструментів цієї програми полягає в тому, щоб людина зрозуміла, які справи важливі і правильно розставила пріоритети. Такі вправи спочатку здаються складними, але потім людина звикає і вже важко працювати без цієї матриці.



Матриця часу, планування справ та розстановка пріоритетів Ейзенхауера

Матриця виглядає як чотири квадранти. Також у ній є дві осі:

  • Вісь терміновості (по горизонталі)
  • Вісь важливості (по вертикалі)

Кожен квадрант відрізняється за рівнем важливості та терміновості. У них потрібно записати свої справи, розподіляючи їх за важливістю та терміновістю. Так створюється ясне уявлення у тому, що треба зробити насамперед. Що треба робити, але можна відкласти. І що робити краще не треба. Усе це й зрозуміло.

Матриця Ейзенхауера, найкраща програма для керівника, головна справа дня – шаблон, картинка: приклад розподілу важливих, термінових справ, якому квадранту найбільше приділяти увагу?

Як говорилося вище, матриця Ейзенхауера– це найкращий метод результативної організації часу, який допомагає виконувати та домагатися швидких та необхідних результатів. Вона складається з 4 квадранти, Кожен з яких позначається різними завданнями на певний день. Така програма для керівника просто незамінна. З її допомогою він може виділити головну справу дня та приділяти йому більше уваги, не відкладаючи і не забуваючи про важливе. Ось приклад картинка такої матриці:



Матриця Ейзенхауера, програма для керівника, головна справа дня

Варто знати:Найголовнішим при складанні матриці є розподіл на термінові та важливі завдання.

Якому квадранту найбільше приділяти увагу? Ось характеристика 4 квадрати:

Квадрант А (терміново та важливо)

  • Невиконані термінові справи, які можуть спричинити погіршення стану здоров'я.
  • Ігнорування виконання цих справ може спричинити неприємності, депресію та кризу.
  • Якщо відносини з цього квадранта відкладаються потім, тобто ймовірність неможливого досягнення кінцевих цілей.

Квадрант В (не терміново та важливо)

  • У цей квадрант необхідно вписувати важливі справи, які вимагають термінового виконання.
  • Якщо справи в квадранті виконуються швидше ніж у квадранті А, то це означає, що людина на шляху до фінансової стабільності та успіху.
  • Необхідно вирішувати справи щодня.

Квадрант С (терміново і не важливо)

  • Появу термінових, але не важливих справ слід передбачити.
  • При складанні квадранта не потрібно поспішати з розподілом справ.

Квадрант D (не важливо та не терміново)

  • Необхідно вносити справи, які приносять задоволення та комфорт під час виконання.
  • Не ігнорувати перелік справ, а виконувати їх у міру надходження.

Ось шаблон, приклад розподілу важливих термінових справ для керівника:

  • Справи виду А. Справи, які потрібно обов'язково виконати самому керівнику протягом дня.
  • Справи типу В. Сюди входять саморозвиток та навчання співробітників. Наприклад, проведення нарад на початку робочого дня.
  • Справи типу С. Справи розподіляються між підлеглими. Керівник контролює виконання.
  • Справи типу D. Виконання не є обов'язковим, але якщо завдання з цього квадранта будуть виконані, то керівник і колектив буде з радістю виконувати всі завдання, що залишилися.

Поради керівнику щодо складання справ за матрицею Ейзенхауера:

  • Необхідно навчити свій колектив працювати за цією матрицею.
  • Встановити контроль за виконанням всіх поставлених завдань.
  • Чи не перевантажувати підлеглих великим переліком завдань. Найкраще розподіляти їх на весь тиждень.
  • Важливі справи слід виконувати у першій половині дня, коли переважає активність.
  • При виконанні справ необхідно з усією серйозністю підходити до них.
  • При виконанні завдань необхідно зосередитись на одній сфері. Мультизадачність призведе до неможливості досягти успіху.

Керівникам варто використовувати матрицю на своєму робочому місці, оскільки це один з кращих способівдосягти потрібного результату та успіху.

Матриця Ейзенхауера як інструмент розміщення пріоритетів для студента: завдання, excel



Матриця Ейзенхауера як інструмент розміщення пріоритетів для студента

Нестача часу – ця ситуація знайома більшості студентів. Сесія, дипломні - все це так не хочеться робити і учні просто тонуть у прокрастинації. Але матриця Ейзенхауера як інструмент розстановки пріоритетів допоможе контролювати свій час і не отримати відрахування. Ось поради та завдання:

  • У перший квадрант потрібно додати справи, які відкласти просто неможливо. Щось дуже термінове. І якщо це "щось" не зробити, буде повний провал (відрахування). Приклади: підготовка до іспитів, домашні завдання.
  • У другому квадрант можна додати справи, які дуже термінові, але обов'язково треба зробити. Приклади: захист диплома
  • Третій квадрант повністю присвячений не важливим, але терміновим справам. Ці справи зазвичай нав'язані родичами чи друзями. Приклади: сходити на День народження друзів, батьків (далеких родичів), допомогти другові з якоюсь незначною роботою.
  • Останній квадрант. До нього слід додати справи, які робити взагалі не бажано, вони лише забирають час і знижують продуктивність. Приклади: перегляд відео на Ютубі (це заняття може затягтися на весь день і заважає навчанню), комп'ютерні ігри (теж дуже витрачають цінний час студента) та постійна перевірка соцмереж.

Насамперед завжди потрібно виконувати справи із термінового квадранта. І потім, справи із важливого, але не термінового квадранта. В останню чергу потрібно робити справи із термінового, але не важливого квадранта. Справами з останнього квадранта краще взагалі не займатися (особливо доки не виконані справи з перших двох квадрантів). Розподілити справи зручно у документі Excel, створюючи звичайну таблицю із чотирма квадратами для запису.

Матриця Ейзенхауера: додаток, дозволяє зробити це онлайн



Матриця Ейзенхауера: додаток

За своєю природою матриця Ейзенхауерає двовимірним різновидом органайзера, що дозволяє максимально візуалізувати процес планування. В її основі лежать дві осі - вісь терміновості по горизонталі та вісь важливості по вертикалі, на кожній з яких нанесені по два поділи: терміново, не терміново і важливо, не важливо. Таким чином відбувається розподіл справ на чотири категорії (матриця складається з чотирьох квадратів). Слід зазначити зменшення якості по осях і напрямок вертикальної осі вниз.

Для планування справ було створено програму з алгоритмами матриці Ейзенхауера. Воно чудово реалізує наведений вище метод. Доступно для скачування за цим посиланням. Детальний опис роботи програми:

  • Квадрат A блакитного кольору - Важливо та терміново. Ідеальна робота має на увазі відсутність у ньому записів.
  • Квадрат B червоного кольору- Важливо, не терміново. До нього потрапляють найперспективніші напрями діяльності. Для досягнення максимальної справи є пріоритетними.
  • Квадрат C зеленого кольору- не важливо та терміново. Сюди потрапляє різноманітна рутина, що відволікає від наміченої мети. При можливості, ці справи слід доручити іншим співробітникам.
  • Квадрат D жовтого кольору- Не терміново і не важливо. Тут містяться справи дуже приємні, але не приносять відчутного результату.

Завантажуйте програму, яка дозволяє планувати справи в режимі онлайн - зручно та просто.



Тайм менеджмент: метод «Матриця Ейзенхауера»

Матриця Ейзенхауера– інструмент тайм-менеджменту, який дуже популярний у сучасному світіі який використовують багато людей. Хто ж започаткував матрицю? Її творцем є Дуайт Девід Ейзенхауер. Ця людина сама по собі була діловою і досить зайнятою. Саме тому він оптимізував свій графік, усі свої справи. Суть даного механізму - грамотно розподілити свої справи в міру потреби, скоротити час на зовсім непотрібні заняття. Щоб краще зрозуміти суть матриці, потрібно уявити чотири квадрати. Вісь важливості буде вертикальна, а вісь терміновості природно по горизонталі.

Метод «Матриця Ейзенхауера»допомагає розподілити свої справи за важливістю та виконувати їх терміново або, навпаки, відпочити та відволіктися на розмови. Ось ще трохи корисної інформації про цю матрицю, яка стане в нагоді для тайм-менеджерів:

  • Що стосується квадрата А, то справи з нього потрібно виконувати насамперед.
  • Квадрат В неможливо залишити без уваги. У ньому знаходяться важливі та перспективні справи. Зазвичай цей квадрат займає особливе положення повсякденному житті. Саме завдяки квадрату,люди досягають успіхів, піднімаються кар'єрними сходами. Як правило, життя за допомогою даного квадрата рухається в кращий бік. Але якщо не вчасно виконувати справи з квадрата В, можна з легкістю потрапити в квадрат А.
  • Головне, що потрібно запам'ятати, це те, що небажано плутати справи із квадрата А із квадратом С. До такого квадрата зазвичай належать переговори, зустрічі, дні народження.

Квадрат Dнемає особливого значення життя людини, оскільки справи у ньому не приносять ніякої користі, доходу.

У чому відмінність квадранта Кові та матриці Ейзенхауера?



Відмінність квадранта Кові та матриці Ейзенхауера

Квадрант Кові, як і матриця Ейзенхауера- Це таблиці для розподілу справ та продумування особистого часу. Але все ж таки у них є відмінності:

  • Квадрант Кови виглядає як таблиця з чотирма поділками.
  • Кожен поділ має свою назву.

Ось як називаються відділи таблиці квадранту:

  • «Квадрант потреби»
  • «Квадрант якості»
  • «Квадрант уявної терміновості»
  • "Квадрант втрат часу"

До першого квадрата додаються термінові, важливі справи, які в будь-якому випадку потрібно виконати. У другій додаються не важливі справи, які можна і не робити

У матриці Ейзенхауерасхожа ситуація, але зовнішній виглядтаблиці трохи інший:

  • "Термінові справи"
  • «Не термінові справи»

У матриці значення відділів написано з лівого боку таблиці. Верхні блоки – «важливі». А нижні «не важливі», як і в квадранті Кови. У матриці, на відміну попередньої програми, немає підписів таблиць. Лише римські цифри.

Відмінностей цих таблиць для структурування часу немає. Лише кілька, і лише у зовнішніх особливостях. Що Квадрант Кові, що матриця Ейзенхауера- Виконують одну і ту ж ціль, однаковими способами. Для розподілу часу можна використовувати і матрицю, і квадрант – різниці у використанні не буде.

Переваги та недоліки матриці Ейзенхауера: основне, коротко



Матриця Ейзенхауера

На вирішення чужих завдань люди витрачають багато свого часу і найчастіше не встигають вирішити власні. А ухвалення будь-яких рішень нерозривно пов'язане з емоціями. Матриця Ейзенхауерадопомагає не лише розібратися із повсякденними справами, а й зменшити емоційне навантаження. Як і в будь-якої іншої техніки організації особистого часу, у матриці Ейзенхауера є переваги та недоліки.

Ось коротко основні плюси:

  • Простота у застосуванні, всі справи розподіляються за 4-м групам, а потім щодо них приймається рішення.
  • Зменшення кількості поганих справ. Заздалегідь можна виділити справи, які взагалі не слід виконувати.
  • Допомога у плануванні важливих та складних завдань, насамперед розставляються пріоритети.
  • Оптимізація часових витрат. Можна все встигати робити вчасно.

Мінуси:

  • Підходить лише для середньострокового та короткострокового планування, для вирішення поточних завдань. Планів на тривалий час із нею не побудувати.
  • У матриці немає потреби, якщо щоденних завдань небагато.
  • Потрібне тренування, щоб правильно визначати, які справи важливі та термінові, а які – ні, які виконувати насамперед, а які можна відкласти на завтра.
  • Помилитись з вибором без підготовки легко.

Незважаючи на ці незначні мінуси, які з досвідом будуть взагалі мінімальні, матриця допомагає впоратися зі справами та виконати роботу на відмінно.

Матриця Ейзенхауера для домогосподарок: перелік справ

Коли домогосподарці слід чітко і правильно розподілити свій вільний час, можна також використовувати матрицю Ейзенхауера. Ви вчитеся вибирати пріоритетні завдання та успішно справляєтеся з власними проблемами. Після такого розподілу часу ви отримуєте якість і продуктивність. Якщо ви ще не вмієте правильно вибирати пріоритетні та другорядні завдання, то дана матриця допоможе вам:

  • Постійна зайнятість, депресія, проблеми часто ставлять нас у глухий кут.
  • Ми не знаємо, яке рішення буде правильним, тому таблиця дозволить швидко абстрагуватися та відчувати різницю між важливими та менш важливими справами.
  • Матриця ідеальна для використання із терміновими та важливими справами.
  • Тепер ви зможете правильно відфільтрувати варіанти та зайнятися необхідними справами по дому.
  • Після того, як усі завдання будуть розподілені на важливі та термінові, спрощується процес розподілу робочого та вільного часу.


Матриця Ейзенхауера

За вищевказаним шаблоном розподіліть свої справи та успішно плануйте час. Матриця – це ідеальний спосіб оцінити та розподілити своє навантаження. Тепер вам не загрожує нервозність при необхідності ухвалення важливого рішення або з чого почати.

Піраміда Франкліна: досягнення поставленої мети, на відміну від матриці Ейзенхауера



Піраміда Франкліна

Однією з найстаріших, найпопулярніших і найдієвіших технік управління власним часом вважають піраміду, названу на честь американського політичного діяча Бенджаміна Франкліна. Суть її полягає у розбиванні головного завдання на кілька малих завдань, що діляться у свою чергу на підзавдання.

Основні відмінності піраміди Франкліна від матриці Ейзенхауерапри досягненні поставленої мети:

  • Спрямована на планування як свого часу, а й зайнятості, яка допоможе досягти головної мети.
  • Застосовується для довгострокового планування, а чи не вирішення термінових завдань. Її слід дотримуватись протягом усього свого життя.

Складається з 6 ступенів, що являють собою готовий план дій:

  1. Головні життєві цінності- Найпотужніша щабель, основа. Цінності визначають плани та спрямовують людину до мрії.
  2. Глобальна мета– мета, якої людина бажає досягти у своєму житті, пов'язаному з професією, успіхом чи багатством.
  3. Генеральний план– тут важливо виділити невеликі кроки для досягнення мети, причому найзначніші.
  4. Довгострокові плани, розраховані на 1, 3 та 5 років. Тут потрібно встановити точні терміни виконання.
  5. Короткостроковий план на місяць, тиждень- Це точний графік, якого потрібно дотримуватись. Потребує глибокого аналізу.
  6. План на день- Вершина піраміди, справи, які необхідно виконати, щоб наблизитися на один крок до мрії.

Що саме обирати для планування справ, обирати кожній людині індивідуально. Але в будь-якому випадку такі таблиці допоможуть розпланувати день, тиждень або навіть роки. Успіхів!

Відео: Матриця Ейзенхауера: тайм менеджмент для жінок

Прочитайте статті

Техніка популярна завдяки зовнішню простоту використання, знати про неї корисно, спробувати варто обов'язково, тому давайте розбиратися.

Дуайт Ейзенхауер, генерал армії та 34-й президент США, навряд чи займався теорією тайм-менеджменту та техніками ефективного використання часу. Але саме його фраза "Не всі термінові справи важливі і не всі важливі справи - термінові" найкраще описує принцип, покладений в основу методу, названого матрицею Ейзенхауера.

Проблеми, які допомагає вирішити Матриця Ейзенхауера

Іноді працюєш цілий день не розгинаючись, встигаєш зробити купу справ, буквально крутишся, як білка, а в результаті – лише втома та ніякого задоволення. Бо не дуже зрозуміло, яким чином увесь цей трудовий героїзм наблизив тебе до поставленої мети.

У тайм-менеджменті це називається проблемою цілепокладання, і її наслідки можуть бути найруйнівнішими - життя перетворюється на виснажливий марафон з рідкісними перепочинками та незрозумілим результатом.

Важливо зрозуміти - проблема не в тому, що ми мало чи погано працюємо, а в тому, що перед початком будь-якої справи не ставимо правильно цілі та не визначаємо пріоритети. Один із способів, який може допомогти розібратися з цим, - використання матриці Ейзенхауера для швидкого сортування задач за пріоритетом.

Суть матриці Ейзенхауера

Ця техніка допомагає швидко розсортувати список справ навіть якщо їх багато. Зовні все виглядає дуже просто - дивимося на список завдань і по кожному відповідаємо собі на два питання.

  • Це важливо?
  • Це терміново?

Беремо аркуш паперу та ділимо його на чотири частини. Отримуємо чотири квадрати, в які й заносимо відповіді на ці два питання.

Як виглядає матриця Ейзенхауера

Квадрант A: важливі та термінові справи

  • Справи, невиконання яких ставить під загрозу досягнення мети.
  • Завдання, які необхідно вирішити, щоб уникнути великих труднощів у житті.
  • Запитання здоров'я.

Якщо ви – монстр ефективності, то цей квадрант буде у вас порожнім: ви просто не доведете справи до потрапляння до «пожежного» сектору. Але ви не монстр ефективності (як і ми), тому таке навряд чи станеться. Найголовніше, щоб справи там були нечасто і в невеликій кількості. Якщо там половина вашого списку завдань – біда.

Панікувати, втім, не варто. Щоб цей квадрант був порожнім, спочатку треба попрацювати над змістом інших секторів.

Квадрант B: важливі, але не термінові справи

  • Основна діяльність.

Тут мешкають завдання, яким потрібно приділяти максимум уваги. Хто добре працює з цим квадрантом – того й чекає успіх у досягненні цілей. Важливі завдання, які не горять, а значить, ми не робимо їх у стані, близькому до паніки. Немає жодних перешкод, щоб виконати їх максимально ефективно. Тільки не затягуйте - завдання з цього квадранта можуть перейти в сектор.

Квадрант C: термінові, але не важливі справи

  • Відволікаючі чинники.

Виконання цих завдань не допомагає досягти мети, вони заважають зосередитися на дійсно важливому, знижують ефективність та вимотують.

Підступний квадрант - є ризик сплутати справи з цього сектора зі справами квадранта А і отримати плутанину в пріоритетах.

Квадрант D: не термінові та не важливі справи

Парадоксальний квадрант, бо тут живуть справи:

  • не несуть ніякої користі;
  • наші кохані.

Прислухайтесь. Тут звучить наша улюблена музика, чекає на зручне крісло і практично не потрібна участь мозку.

Як застосовувати матрицю Ейзенхауера у тайм-менеджменті

У тайм-менеджменті багато різних методів і технік, що часом не дуже поєднуються один з одним. І це не недолік, оскільки люди різні. Те, що відмінно підходить одному, не працюватиме в іншого. Тому неминуче доведеться пробувати різні техніки, обираючи потрібну.

У кругообігу життєвих подій дуже легко заплутатися. Дітей вчать правильно розподіляти свій час дорослі, які часто і самі відкладають все на потім. Як правило, це «потім» ніколи не настає. Усі заплановані відносини плавно відсуваються іншими і під кінець перетворюються на один суцільний ком з невирішених завдань.

Проблема найчастіше полягає не у кількості справ, а у нераціонально складеному графіку. Люди не приділяють належної уваги плануванню своєї діяльності. Адже витративши зовсім небагато особистого часу на навчання основ тайм-менеджменту, можна значно заощадити в майбутньому. Тоді в житті з'явиться місце не лише для вічних проблем, а й для себе та своєї сім'ї. Однією з найпростіших і найефективніших технік планування є принцип Ейзенхауера.

У чому полягає суть техніки?

Принцип матриці Ейзенхауера полягає у грамотному розподілі завдань залежно від ступеня їхньої значущості. Вона допомагає розбити весь перелік справ на важливі та не важливі, термінові та не дуже. За допомогою матриці можна визначити той проміжок часу, який знадобиться на вирішення проблеми, адже щось вимагає більшої уваги, а деякі речі та п'ять хвилин, витрачених на них, не варті.

Щоб досягти успіху, потрібно слідувати певному алгоритму. Порядок необхідних дійзалежить пріоритетності завдань. Як правило, сконцентруватися на одній меті заважають різні фактори: особисті проблеми, оточуючі люди, звички та інше Позбутися слабкостей і зосередитися лише на корисних діях може допомогти метод Ейзенхауера.

Як виник цей принцип, ким сформовано?

Обґрунтував описуваний принцип тайм-менеджменту тридцять четвертий президент Сполучених Штатів Америки Дуайт Девід Ейзенхауер. Політичний діяч жодне завдання було залишити невирішеною, отже намагався зробити свій графік якомога раціональнішим і оптимізованим. У результаті всі завдання Ейзенхауер перетворив на матрицю.

Сьогодні методом президента користуються і офісні працівники, і менеджери, і великі керівники. Це говорить про те що даний спосіброзподілу пріоритетів і справді ефективний і актуальний.

Що таке матриця Дуайта Ейзенхауера?

Квадрат Ейзенхауера (або принципи базується на побудові матриці. Основами матриці є вісь важливості (абсцису) і вісь терміновості (ординату). Їх взаємне перетин дає чотири квадрати, кожен із яких заповнюється завданнями, згідно з їх розподілом.

Так, спочатку варто визначитися, що є важливим, а що терміновим. Важливі справи найбільшою мірою впливають на термінові завдання вимагають негайного виконання. У цілому ж утворюється картина, що дає повне уявлення про стан справ.

Матриця дозволить розставити правильні пріоритети - що може зачекати, а що не зазнає зволікань.

Що входить у квадрат А?

Перший квадрат, розташований у верхньому лівому кутку, називається квадратом А. У цей осередок записуються найважливіші і термінові завдання. В ідеалі цей квадрат повинен порожні, тому що раціонально розподілений час дозволяє уникнути наявності подібних справ в принципі.

До справ підвищеної важливості можна віднести:

  • проблеми зі здоров'ям, що виникають, як правило, у самий невідповідний час;
  • те, що може негативно відбиватися на результатах діяльності;
  • справи, невиконання яких може призвести до нових проблем.

За наповненість цього квадрата відповідає самоконтроль людини. Адже якщо в осередку А щодня з'являються нові справи, принцип Ейзенхауера не допоможе. Тут слід звернутися до тайм-менеджменту в принципі, але для початку необхідно розібратися з усіма справами, які у найближчій перспективі заповнять квадрат А.

Незважаючи на вищий пріоритет даного квадрата, можна передати вирішення проблем, що заповнюють комірку, комусь іншому. Але це тільки в тому випадку, якщо таке можливе, а справи не вимагають обов'язково особистої участі.

Які завдання передбачає квардрат?

Ця частина матриці заповнюється щоденними справами. Як правило, сюди входить все те, що заслуговує на найбільшу увагу. Це важливі, але з термінові відносини, більшість яких пов'язані з основний діяльністю людини. Невисока терміновість завдань дозволить не приймати раптових рішень, а конструктивний і розумний підхід дасть змогу виконати всі справи якісніше.

Діяльність людей, які в основному вирішують проблеми з квадрата, більш продуктивна. При хороших результатахпраці таким людям вистачає часу на особисте життя, вони не зазнають постійних стресів. Даний квадрат складається із завдань, які мають невелике значення і, можливо, якоюсь мірою повсякденні, але саме з них в основному і полягає діяльність людини.

Завдання з сектора сильно впливають як на моральний, так і на матеріальний стан. Це спорт, режим харчування, сну, навчальна та робоча діяльність- ті речі, без яких не обійтися, але їм зазвичай приділяють менше уваги, пускаючи багато на самоплив.

Які справи входять у квадрат?

У квадрат З входять ті справи, які наближають до заповітної мети, а, навпаки, гальмують події, відкладають виконання справді важливих завдань. Найчастіше вони вимагають термінових витрат часу, але відволікають та збивають зі шляху. Тут важливо завжди пам'ятати про результати своєї діяльності та цілі і не перемикатися на другорядне.

У цей сектор можна сміливо включати домашній клопіт і дані комусь обіцянки. Загалом, це справи не так важливі, як термінові.

Що входить у квадрат D?

У людей, які не вміють правильно планувати час, справи з цього квадрата займають найбільша кількістьчасу. Ці завдання скоріше можна назвати не проблемами, а приємними турботами, які не приносять абсолютно ніякої раціональної користі. Вплив квадрата D необхідно якщо не виключити, постаратися хоча б зменшити.

Не варто замінювати відпочинок безцільним моніторингом соціальних мереж, переглядом телепередач або серіалів, пустою балаканею по телефону. Вільний часможна також провести з користю для себе та оточуючих: сім'ї, близьких та друзів.

Де використовується принцип Дуайта Ейзенхауера?

Описаний прийом розподілу завдань використовується як для раціоналізації часу. Прискорений аналіз за принципом Ейзенхауера застосовується, наприклад, визначення необхідних функцій торгових об'єктів. Поліпшення товару на всіх етапах життєвого циклуотримало назву Цей принцип поєднує в собі економічні та технічні прийомивизначення співвідношення властивостей товару з витратами на нього. Останні обов'язково повинні бути логічні та окупні.

У чому полягає принцип Ейзенхауера у ФСА, досліджували багато фахівців із країн із ринковою економікою: Франція, Німеччина, Великобританія, США. В результаті було виявлено, що для того, щоб визначити коло відповідних функцій об'єкта, важливо дотриматися пропорцій між їх необхідністю та вартістю. Принцип Ейзенхауера у ФСА полягає в аналізі товару та розподілі його властивостей за трьома категоріями:

  1. Категорія А. Головні чи основні функції: пряме призначення товару, забезпечення якого необхідно витратити більше коштів.
  2. Категорія В. Другорядні функції продукту, які є супутніми основним. Наявність таких доповнень вітається, але й відсутність не надто впливає на продаж.
  3. Категорія С. Зайві функції, відсутність яких аж ніяк не позначиться на якості товару. Уникаючи витрат на доповнення, які не є необхідними, можна значно заощадити.

Практика застосування принципу Ейзенхауера

Зовсім не обов'язково розподіляти завдання саме у вигляді матриці - у квадраті, але спочатку можна чинити саме так для забезпечення наочності. Зручно перетворювати стандартний на кілька списків або загальний план, де справи з різних квадратів виділені кольором. Так, наприклад, одночасно термінові та важливі завдання (квадрат А) можна записувати червоним чорнилом, важливі, але не термінові зеленим кольором (сектор В), неважливі, але термінові завдання (квадрат С) – синім, а чорним – неважливі та несрочні. У цьому ступінь важливості конкретної справи слід оцінити над розумі, саме на папері. Так завдання набувають форми, які виконання стає реальнішим.

Чому слід застосовувати цей метод?

Принцип може допомогти змінити своє життя щодо раціоналізації особистого часу. Використання даного методу дозволяє витрачати менше часу на виконання непотрібних завдань та займатися найбільш перспективними справами, а також достатній час приділяти повноцінному відпочинку, уникаючи так званих пожирачів часу: телебачення, безцільного блукання просторами Мережі тощо.

Людина, яка застосовує у своїй повсякденній діяльності принципи тайм-менеджменту, не лише успішніша за інших, згідно зі статистикою, а й здоровіша, оскільки не відчуває постійних стресів, пов'язаних з перевантаженістю та постійними дедлайнами. (Принцип Ейзенхауера чи будь-який інший) допоможе оптимізувати свою життєву діяльність у всіх сферах.

Щодня нам доводиться приймати сотні рішень, і чим вища посада, тим більше рішень доводиться приймати. Як відокремити важливе від другорядного? Одним із простих, але проте продуктивних способівє "Квадрат Ейзенхауера" також відомий як "Матриця Ейзенхауера". Ця система, з , чудово працює і для щоденного і для довгострокового планування. Нижче ви дізнаєтеся про автора цієї методики (непересічна була людина), а також особливості застосування самої методики «Квадрата Ейзенхауера».

Дуайт Ейзенхауер прожив одне з найпродуктивніших життів, яке ви тільки можете собі уявити.

Ейзенхауер був 34 Президентом США протягом двох термінів з 1953 по 1961 рік. Під час його перебування на посаді він розпочав програми, які безпосередньо призвели до розвитку Міждержавної системи шосе в США, запуску Інтернет (DARPA), освоєння космічного простору(NASA), і мирного використання альтернативних джерел енергії (Закон з атомної енергії).

Перш ніж стати президентом, Ейзенхауер був п'ятизірковим генералом (вище звання), служив як верховний головнокомандувач союзних сил у Європі під час Другої світової війни, був відповідальним за планування та здійснення вторгнення в Північну Африку, Францію та Німеччину.

Крім того, він обіймав посади президента Колумбійського університету, став першим. верховним головнокомандувачемНАТО, і при цьому знайшов час, щоб продовжити свої хобі: гру в гольф і олійний живопис.

Ейзенхауер мав неймовірну здатність підтримувати свою продуктивність не тільки протягом декількох тижнів або місяців, але протягом багатьох десятиліть. І з цієї причини, його методи управління часом, управління завданнями та продуктивності були вивчені багатьма людьми.

Його найвідоміша стратегія продуктивності відома як «Квадрат Ейзенхауера». Це простий інструмент прийняття рішень, які ви можете почати використовувати зараз. Давайте поговоримо про те, як бути продуктивнішим і, як працює стратегія Ейзенхауера.

«Квадрат Ейзенхауера»: Як бути продуктивнішими

Стратегія Ейзенхауера для вжиття заходів та організації завдань дуже проста. Для неї використовується матриця рішень (на малюнку нижче), в якій ви розподілятимете свої дії на основі чотирьох можливостей:

Термінові та важливі (завдання, які слід виконувати негайно).

Важливі, але з термінові (завдання, які можна запланувати зробити пізніше).

Терміново, але не важливо (завдання, які можна делегувати ще комусь).

Чи не термінові і не важливими (завдання, які можна ліквідувати).

Найпрекрасніше в цій матриці це те, що вона може бути використана як для складання довгострокових планів для підвищення продуктивності («Як я маю витрачати свій час щотижня?») так і для невеликих щоденних завдань («Що я маю зробити сьогодні?») .

Примітка:Я створив шаблон "Квадрата Ейзенхауера" у вигляді електронної таблиці. Ви можете завантажити цей шаблон для особистого користування в нижній частині статті. (До речі, я переклав цей шаблон на російську, і якщо ви хочете його отримати — .

Різниця між терміновими та важливими

Важливе рідко є терміновим, а термінове є важливим.

- Дуайт Ейзенхауер

Термінові завдання — це завдання, на які треба швидко реагувати: листи, телефонні дзвінки, тексти, новини. Тим часом, за словами Бретта Маккея: «Важливі завдання – це завдання, які сприяють нашій довгостроковій місії, цінностям та цілям».

Поділ цих термінових і важливих справ досить легко зробити один раз, але робити це постійно може бути вкрай складним завданням. Причина, за якою мені подобається метод «Квадрату Ейзенхауера», це те, що цей метод окреслює чіткі рамки для прийняття рішень на постійній основі. І, як і все у житті, послідовність складна частина.

Ось деякі інші спостереження, які я зробив, використовуючи цей метод:

Ліквідація до оптимізації

Кілька років тому я читав про програмування і натрапив на цікаву цитату:

«Немає швидше коду, ніж відсутність коду»

- Кевлін Хенней (Kevlin Henney)

Іншими словами, найшвидший спосіб щось зробити - змусити комп'ютер читати рядки коду або перекреслити виконане завдання зі списку справ - це повністю виключити це завдання. Ні більше швидкого способузробити щось, ніж робити це взагалі. Звичайно, це не причина, щоб бути лінивим, але пропозиція, щоб змусити себе зробити важкі рішенняі видаляти будь-яке завдання, яке не веде вас до вашої місії, цінностей чи цілей.

Занадто часто ми використовуємо методики продуктивності, управління часом та оптимізації як привід, щоб уникнути дійсно важливого питання: «Чи я маю насправді робити це?». Набагато простіше залишатися зайнятим і сказати собі, що вам просто необхідно бути трохи ефективнішим або «попрацювати трохи згодом сьогодні ввечері», ніж усунути завдання, яке вам просто зручно виконувати. Але фактично це не самий ефективний спосібвикористання часу. (Особисто мені подобається перевірна фраза «Ти зайнятий чи ти продуктивний?»).

Як каже Тім Ферріс: «Постійна зайнятість це форма лінощів — лінивого мислення та невиборної дії».

Я вважаю, що метод Ейзенхауера особливо корисний, тому що це змушує мене сумніватися в тому, чи дійсно ця дія потрібна, що в результаті означає переміщення завдання в квадрант «Видалити», а не бездумне повторення їх. І, чесно кажучи, якщо ви просто знищите всі речі, на які ви витрачаєте свій час кожен день, то вам, ймовірно, не знадобиться будь-яких порад про те, як бути більш продуктивними у виконанні робіт, які дійсно мають значення.

Це допоможе мені досягти моєї мети?

І останнє зауваження: вам може бути дуже важко усувати зайві дії, якщо ви не впевнені, що в якому напрямку ви працюєте. На мій досвід, є два питання, які прояснять весь метод Ейзенхауера.

Ці два питання:

  1. Заради чого я працюю? Над чим я працюю? В якому напрямку я працюю?
  2. Які основні цінності, яких я прагну в своєму житті?

Це питання, які я поставив собі у своєму Щорічному огляді та у своєму Звіті виконаних робіт. Відповіді ці запитання допомогли мені прояснити категорії для певних завдань у житті. Після цього вирішити, які завдання виконувати, а які завдання видалити стає набагато легше, адже ви будете розуміти, що для вас важливо.

Метод Ейзенхауера це не ідеальна стратегія, але для себе я зрозумів, що це корисний інструмент прийняття рішень для підвищення продуктивності та усунення завдань, які займають розумову енергію, час і рідко призводять мене до моєї мети. Я сподіваюся, що ви знайдете цей спосіб корисним.

Оригінал статті: http://jamesclear.com/eisenhower-box

PS: Невеликий бонус: шаблон «Квадрата Ейзенхауера»: Я русифікував шаблон «Квадрата Ейзенхауера» у вигляді таблиці, яку Ви можете завантажити та використовувати щоразу, коли ви хочете покращити вашу продуктивність та усунути зайві витрати часу. Ви можете отримати її, зв'язавшись зі мною, і я відразу надішлю вам копію таблиці.

На вихідні було намічено море планів, але зрештою ви провели час за переглядом серіалу і нічого не зробили? А може вас завалили завданнями на роботі, і лавина термінових справ збільшується з кожним днем? Напевно, ви чули про те, що складання списків справ може зрушити ситуацію з мертвої точки. Але часом це не дуже допомагає і занесені в to-do-лист завдання так і залишаються невиконаними. Чому? Тому що список складений неправильно та/або ви дотримуєтеся справ не в тому порядку. Вирішити ці проблеми допоможе матриця Ейзенхауера, вона ж - матриця пріоритетів. Саме про неї ми і пропонуємо поговорити.

Матриця пріоритетів Ейзенхауера – що таке?

Цей інструмент розставлення пріоритетів та управління часом названо на честь свого винахідника, одного з американських президентів. Дуайта Девіда Ейзенхауера. Основна ідея, закладена в матрицю пріоритетів, є такою: завдання сортуються на чотири групизалежно від двох критеріїв – терміновості та важливості їх виконання. При цьому не всі термінові справи важливі та не всі важливі справи термінові. Для того, щоб успішно справлятися із завданнями, потрібно зрозуміти, до якої групи віднести ту чи іншу справу, а це підкаже, коли за неї братися.

Даний метод – при його правильному використанні – дозволить завершувати всі завдання вчасно та уникати того, щоб справи чіплялися одна за одну, утворюючи лавину невирішених проблем.

Як скласти список справ, виходячи з матриці пріоритетів?

Повторимося: для того щоб намітити план дій відповідно до матриці Ейзенхауера, всі завдання зі списку потрібно розділити на 4 основні категорії:

  • категорія А: важливі та термінові;
  • категорія B: важливі, але нетермінові;
  • категорія C: термінові, але неважливі;
  • категорія D: нетермінові та неважливі.

Найзручніше розкреслити аркуш паперу на чотири великі квадрати і позначити кожен із них відповідними кольором та літерою, після чого вписати завдання. Розберемо всі категорії детальніше, з прикладами.

1. Категорія А

Важливі та термінові справи– ситуації, коли горить дедлайнабо настали форс-мажорні обставини. Сьогодні останній день для оплати іпотеки цього місяця, звіт для начальника потрібно було відправити ще вчора, а ввечері ви йдете до лікаря через гострий біль у зубі – це все категорія А. Якщо ви грамотно розподілятимете свої справи, то цей пункт буде містити найменше завдань, а ще краще, якщо він взагалі буде порожній.

2. Категорія B

Важливі, але несрочні справи– вони мають складати основну частину to-do-листа. Це ті речі, які завтра-післязавтра можуть переміститися до категорії А, якщо не виконати їх сьогодні. Вони важливі, але є невеликий тимчасовий резерв і їх можна ненадовго відкласти. Сюди відносяться щоденні робочі завдання, Заміна ще працюючого, але вже почав капати крана у ванній, завчасна купівля квитків на концерт. Також до цієї ж категорії належать справи, пов'язані з вашими глобальними життєвими цілями . Наприклад, якщо ви хочете відкрити власну справу або знайти нову роботуі для цього вам потрібно освоїти нову навичку, вивчити ще одну іноземна мовавзяти додаткове замовлення, щоб сформувати капітал, і т.д.

3. Категорія C

Термінові, але погані справи. Це те, що слідує закінчити саме сьогодні, бо наступного дня буде пізно чи недоречно. Плани групи С можуть бути спрямовані на те, щоб створювати комфортні умови проживання та налагоджувати соціальні зв'язки.

Сюди можна віднести своєчасне привітання друзів і колег зі святами або поїздку на дачу, щоб допомогти батькам зібрати ягоди, що обсипаються. Ще один приклад – покупка нового телевізора з великою знижкою. Якби не акція, ви придбали б його значно пізніше, а так, якщо ви зберетеся в короткий час, то отримаєте бажане оперативніше і дешевше. Іншими словами, виконання дій з категорії C некритично, але краще і комфортніше все ж таки робити їх вчасно.

4. Категорія D

Нестрокові та неважливі справи. Найпідступніша категорія, до якої в основному входять «хронофаги», або «тайм-кілери»(буквально "пожирачі часу", "вбивці часу"). До цього пункту можна віднести перегляд фільмів, телефонні розмови з друзями, читання книг, гортання стрічки новин. Щоб протистояти бажанню виконувати ці дії замість завдань із перших трьох категорій, потрібно мати добре розвинену силуволі, вміти брати себе до рук і концентруватися у тому, що треба, а чи не у тому, що хочеться.

Після того, як ви розподілите свої справи по чотирьох колонках, починайте виконувати їх з першого пункту. Якщо ви навчитеся слідувати матриці пріоритетів, то не тільки справлятиметеся із завданнями вчасно, але й залишите час на розваги – на нетермінові та неважливі завдання.

1. Спочатку можливо складно правильно розподіляти справи. Щоб зробити процес більш простим, запитайте себе: «Чи важливе це завдання? Чи є справа у сфері моїх життєвих пріоритетів? Чи спричинить його невиконання неприємності?» Якщо так – то справа важлива. Щоб зрозуміти, чи термінова справа, подумайте, чи вона втратить актуальність найближчим часом? Якщо так – то завдання термінове.

2. Намагайтеся залишати список категорії A порожнім – пам'ятайте, що сюди перекочовують усі невиконані плани із групи B. Крім того, до цієї групи потрапляють різні форс-мажори, які ви заздалегідь ніяк не могли передбачити. Повторимося, що в ідеалі, при правильному розподілі часу, термінових і важливих завдань не повинно бути. Винятком будуть ті ж форс-мажори, а також:

  • плани, пов'язані зі здоров'ям;
  • дії, від яких залежить виконання важливих цілей (якщо ви хочете поїхати за кордон улітку, закордонний паспорт краще оформити заздалегідь);
  • справи, невиконання яких надалі загрожує обернутися неприємностями (не сплачений вчасно сплачений штраф може перешкодити виїхати за кордон).

3.
Категорія B – для найбільш перспективних завдань. Статистика показує, що ті, хто приділяє цілям із цієї категорії особливу увагуБільш успішні, впевненіше йдуть вгору кар'єрними сходами і, відповідно, більше заробляють. Це пояснюється зокрема тим, що завдяки своєчасному виконанню справ (у спокійному темпі, без поспіху), сконцентрованості та вмінню розставити пріоритети людина може повною мірою проявити свої таланти та обміркувати той чи інший крок.

4. Деякі завдання з категорії С правильніше було б зарахувати до тих, хто відволікаєтому що вони можуть знижувати ефективність вашої роботи і з'їдати досить багато часу, хоча вони неважливі. Сюди відносяться привітання далеких родичів, купівля нового дивана та інші справи не першої потреби. Важливо вміти відрізняти їх від справ категорії B і, наскільки це можливо, делегувати їх виконання іншим людям.

5. Завдання D, або пожирачі часу, сміливо можна назвати непродуктивними. Однак ви можете привнести користь у дозвілля. Наприклад, почитайте хорошу інтелектуальну книгу замість бульварного роману, займіться спортом, коли захочеться емоційної розрядки. Якщо ніяк не вдається протистояти спокусі згаяти час на щось марне, зведіть такі витрати до мінімуму: для цього спершу виконайте завдання з інших категорій.

Коли ви освоїте принцип роботи матриці Ейзенхауера, ви станете не тільки успішною, але і більш врівноваженою і оптимістичною людиною, оскільки перестанете турбуватися через прикрі, але важливі дрібниці, на які раніше не вистачило часу.